Automazione dei processi e riduzione dei tempi di gestione con Power Automate

Una delle chiavi di successo dei Business contemporanei risiede nel dotarsi di un sistema informatico integrato, efficace ed efficiente, che supporti e faciliti le operazioni dei reparti gestionali e produttivi delle aziende.

Spesso ci troviamo a dover navigare tra sistemi diversi, non integrati, che necessitano di operazioni manuali o ripetitive dallo scarso valore.
Questo dilata enormemente i tempi gestionali, sottraendo risorse da tutte quelle attività dal valore aggiunto, preziose per indirizzare il Business verso una crescita continua.

Uno strumento in forte crescita come Microsoft Power Automate è la soluzione ideale per affiancare le imprese nell’automazione dei propri processi; una sorta di “direttore d’orchestra” che in maniera armonica si occupa di dirigere attività coordinandole tra loro, con il fine di abbattere manualità, ridurre errori ed evitare perdite di tempo.

Proprio per questo vogliamo raccontarvi una storia di successo di un nostro cliente.

Qual è l’obiettivo del progetto?

L’azienda ha rilevato la necessità di automatizzare la comunicazione e l’organizzazione tra i reparti interni a seguito dell’accettazione di ordini di produzione commissionati dal cliente.
Avendo a che fare con un’azienda di consulenza e fornitura materiali dislocata su vari siti geograficamente distanti, il primo obiettivo è stato quello di facilitare la comunicazione, creando canali di dialogo riservati e dedicati, con attenzione particolare alle attività primarie di sviluppo dell’ordine cliente.

In altre parole, il progetto nasce da una necessità molto concreta: trasformare un flusso operativo complesso in un processo più ordinato, tracciabile e condiviso tra le persone coinvolte.

Come è stato sviluppato il progetto?

L’azienda da tempo utilizza le applicazioni Microsoft per espletare le proprie attività lavorative; suite Office, Microsoft Teams per la comunicazione e Microsoft Dynamics Sales per le vendite.
A seguito dell’accettazione della proposta tecnico economica da parte del cliente, Microsoft Dynamics procede alla creazione di un ordine di lavoro.
È qui che scaturisce il meccanismo di automazione.

Il progetto è stato costruito sfruttando l’ecosistema Microsoft già presente in azienda, integrando Dynamics 365, Teams, Planner, Outlook, Power Automate e app personalizzate sviluppate con Power Apps.

Cosa fa oggi Power Automate nel processo aziendale?

Con Power Automate riusciamo ora a:

• creare l’ordine di lavoro su Dynamics 365
• assegnarlo alle figure specializzate per quella specifica linea di produzione
• creare un canale Teams privato e condiviso con le figure di produzione, oltre che i direttori tecnici di area
• creare un piano di Microsoft Planner con task sotto forma di check list personalizzata, definita in maniera dinamica in base alla tipologia di produzione
• notificare tutte le figure preposte via e-mail e via app personalizzata sviluppata con Power Apps
• creare remind sulle macro-scadenze e condividerle nel calendario personale di Outlook

Abbiamo voluto sfruttare la suite di lavoro moderno di Microsoft, creando un ecosistema ad elevata automazione e di facile mantenimento.

Rispetto alla precedente gestione, quali sono i 3 vantaggi riscontrati?

1. Manualità ridotta a zero. L’unica preoccupazione è marcare la proposta come accettata, per il resto ci pensa Automate!
2. Riduzione degli errori. Errori di battitura o trascrizione, dimenticanze. Solo un ricordo!
3. Senso di appartenenza e di squadra. Da parte del Team si è notato un grande apprezzamento riguardo a questa ottimizzazione, dato principalmente dal fatto che si garantisce una comunicazione efficace e tempestiva degli ordini cliente

I 5 motivi per cui Power Automate è lo strumento ideale nell’automazione dei processi

1. Pensa lui al lavoro sporco, e lo fa egregiamente: non siamo più noi a doverci ricordare di eseguire attività manuali e ripetitive
2. È uno strumento di semplice manutenzione, lowcode
3. È integrabile con tutti i sistemi principali presenti sul mercato; oltre ai prodotti Microsoft, offre la possibilità di integrarsi con Slack, Gmail, Salesforce, etc. oltre che con database locali. I campi di applicazione sono praticamente illimitati!
4. È in continuo miglioramento: Microsoft sta investendo ingenti risorse per offrire un ecosistema e strumenti per migliorare, velocizzare e integrare il lavoro quotidiano di ciascuno di noi.
5. Per chi utilizza le Power Apps e ha app personalizzate sviluppate, Power Automate è in grado di dialogare con loro, portando l’esperienza utente e le funzionalità a livelli molto elevati

Progetti futuri in cantiere riguardo allo sviluppo di Microsoft Power Automate

Power Automate è in grado di dialogare con sistemi terzi grazie a funzionalità che permettono di interagire con API rest di alcuni portali che abbiamo con i nostri clienti.
Vogliamo abbattere la manualità e rimanere sempre aggiornati e notificati quando eventi importanti si verificano in produzione, per questo abbiamo in programma di utilizzare Automate per creare specifici record di alert quando apparati IoT sulle linee di produzione rilasciano avvisi critici.

Questo apre la strada a scenari ancora più evoluti: automazioni collegate alla produzione, notifiche automatiche su eventi critici, integrazione con software esistenti e creazione di flussi personalizzati in grado di supportare il lavoro operativo in tempo reale.

Esobit al fianco delle aziende che vogliono automatizzare i processi

esobit è in prima linea per supportare il tuo Business nella crescita e nell’automazione dei processi.
Il nostro Team di sviluppo ed integrazione software è disponibile per approfondire insieme le funzionalità di Power Automate e valutare come può essere applicato nella tua azienda.

Possiamo aiutarti ad analizzare i processi esistenti, individuare le attività più ripetitive, progettare flussi automatici e integrare Power Automate con strumenti già presenti in azienda, come Dynamics 365, Power Apps, Teams, Outlook, software gestionali o sistemi sviluppati su misura.