Case study
Business Analysis con Power BI: analizza i dati e prendi decisioni migliori
Introduzione
Recentemente abbiamo lavorato su un importante progetto relativo all’introduzione di strumenti avanzati di analisi di business per un’impresa di produzione.
Il cliente disponeva di varie fonti dati, alcune frammentate in file Excel, altre sull’ERP di contabilità e finanza, altre ancora sul CRM Microsoft Dynamics.
Il fine del nostro cliente era quello di introdurre un solido sistema di Business Intelligence con lo scopo di migliorare le prestazioni del proprio business, analizzando in maniera capillare e continua l’andamento dei propri KPI.
In sintesi, il progetto ha permesso di trasformare dati distribuiti tra più strumenti in dashboard leggibili, aggiornate e utili per prendere decisioni più rapide.
Come è stato approcciato il progetto?
In una prima fase sono stati rimodulati e riorganizzati i vari database, con un importante gioco di squadra tra esobit e la direzione dell’azienda.
L’obiettivo della riorganizzazione era definire le regole alla base della futura struttura dei dati da predisporre per le analisi statistiche. Successivamente abbiamo definito in maniera chiara quali dovevano essere gli indicatori chiave che l’azienda aveva necessità di monitorare e su cui l’azienda stessa avrebbe preso decisioni. Infine, i nostri tecnici in esobit hanno eseguito i setup e gli sviluppi del caso per fornire un prodotto solido al cliente, con un approccio vicino ai progetti di digitalizzazione e alla valorizzazione dei dati aziendali.
Il progetto non è partito dallo strumento, ma dai dati: prima sono state definite le regole, poi gli indicatori, infine le dashboard.
| Fase | Attività | Risultato |
|---|---|---|
| 1. Analisi | Raccolta delle fonti dati disponibili | Visione chiara del punto di partenza |
| 2. Riorganizzazione | Rimodulazione dei database e definizione delle regole | Dati più ordinati e coerenti |
| 3. KPI | Scelta degli indicatori chiave da monitorare | Dashboard orientate alle decisioni |
| 4. Sviluppo | Setup tecnico, integrazioni e costruzione dei report | Sistema di Business Intelligence operativo |
Quali strumenti sono stati utilizzati?
Microsoft Power BI è lo strumento scelto per la Business Analysis da parte del cliente.
Una volta definite e costruite le strutture dei dati, abbiamo iniziato a sviluppare gli elementi grafici, come istogrammi, torte e liste di informazioni da inserire all’interno del progetto.
Un lavoro preciso e continuo del Team di sviluppo e della direzione dell’azienda ci hanno permesso di definire la migliore struttura del progetto per arrivare ad ottenere Dashboard e indicatori chiari e comprensibili a prima vista.
Power BI è stato utilizzato come punto di lettura finale: i dati provenienti da ERP, CRM e file gestionali sono stati organizzati per diventare report, grafici e indicatori navigabili.
Come sono letti e interpretati i dati degli indicatori sviluppati?
Il grande vantaggio è che tutta l’azienda utilizza in maniera organizzata e tempestiva i vari gestionali a disposizione.
Questo permette a Power BI di mostrare sempre una situazione aggiornata e fedele alla verità, dando quindi una chiara indicazione alla direzione dell’azienda.
La presenza di elementi grafici, come gli istogrammi, permette una valutazione istantanea, ad esempio dell’andamento mensile delle vendite, piuttosto che dell’avanzamento settimanale del fatturato e dei costi.
Un grosso vantaggio in azienda è stato quello di avere tutta la produzione completamente integrata in Microsoft Dynamics 365, la quale ci ha permesso di sviluppare indicatori puntuali sulla marginalità dei progetti cliente, verificando in tempo reale ogni possibile scostamento dalla progettazione iniziale.
Il valore principale è leggere i dati nel momento giusto: vendite, costi, marginalità e avanzamento delle attività diventano informazioni disponibili per chi deve decidere.
| Indicatore | Cosa permette di leggere |
|---|---|
| Vendite mensili | Andamento commerciale e possibili cali di venduto |
| Fatturato settimanale | Avanzamento economico rispetto agli obiettivi |
| Costi | Scostamenti rispetto alla pianificazione iniziale |
| Marginalità progetti | Redditività reale delle commesse cliente |
Quali sono i vantaggi di un sistema di Business Intelligence come Power BI?
Riallacciandosi a quanto detto poc’anzi, i direttori di area possono intervenire tempestivamente per evitare scostamenti eccessivi qualora la produzione inizi a discostarsi dal progetto iniziale.
Il direttore vendite, analizzando i dati settimanali a sua disposizione, può monitorare eventuali cali di venduto su specifici prodotti e agire quindi sugli agenti commerciali affinché si attivino per sanare questo calo, in modo da evitare perdite di ricavi a seguito di mancato venduto. In questo contesto, strumenti come Microsoft Dynamics 365 Sales possono aiutare a rendere più strutturata la gestione commerciale e il monitoraggio delle opportunità.
Riteniamo ci siano due principali vantaggi generati da un solido sistema di Business Intelligence: il primo, conoscere e capire in tempo reale il proprio business, dove l’azienda performa e dove deve migliorare. Il secondo, agire preventivamente quando i principali indicatori statistici mostrano una contrazione o una tendenza negativa che possano portare a riduzioni di marginalità oppure a cali di fatturato che possano mettere in crisi specifici settori.
I vantaggi principali:
- monitoraggio continuo dei KPI aziendali;
- lettura più rapida di vendite, costi e marginalità;
- riduzione del lavoro manuale nella preparazione dei report;
- maggiore tempestività nelle decisioni della direzione;
- possibilità di individuare criticità prima che diventino problemi strutturali.
Consiglieresti Power BI?
Certamente.
Power BI è uno strumento semplice, versatile e completo per monitorare costantemente i dati di proprio interesse. Questo strumento aiuta le aziende nel conoscere sempre la direzione del vento, e agire qualora il vento non sia a proprio favore.
La reportistica a disposizione è un punto a favore del sistema, permette di ottenere impaginazioni chiare, e soprattutto fa risparmiare tempo e risorse che altrimenti avrebbero dovuto impiegare ore per aggiornare settimanalmente i dati.
I dati sono completamente navigabili e filtrabili a seconda delle proprie esigenze del momento; questo consente analisi minuziose e specifiche, veloci e graficamente interessanti.
Si sa, prevenire è meglio che curare, e uno strumento come Power BI può veramente fare la differenza e far prendere decisioni più certe a ogni imprenditore.
Microsoft Power BI è disponibile tramite abbonamento mensile, consultabile da PC, da tablet o da mobile.
Power BI si integra con le applicazioni Office, con i tuoi gestionali interni: grazie a connettori gratuiti forniti dal Microsoft e con Microsoft Dynamics 365. Per approfondire altri esempi e contenuti collegati alla trasformazione digitale, puoi consultare anche le risorse Esobit.
Cosa puoi fare ora
I nostri consulenti sono a disposizione per progettare la migliore soluzione di Business Intelligence per la tua azienda.
Condividi su:
Per le tue soluzioni IT, prenota una consulenza
Stai pensando ad una consulenza cucita sulle tue esigenze? Mettiti in contatto con un nostro esperto e prenota un incontro per le tue soluzioni IT.
Valuteremo insieme i punti di forza e le potenzialità di sviluppo del tuo business, con tecnologie all’avanguardia e soluzioni dedicate, per dare slancio concreto alla tua attività.