Le Power Apps : la gestione di attività e note spesa a portata di smartphone

Poco tempo fa abbiamo lavorato ad un progetto di rendicontazione delle attività e registrazione dei rimborsi spesa.
Il fine del progetto è stato quello di digitalizzare il processo ed aprire le porte del Business aziendale alle app mobile, con lo scopo di avere dati più accurati, abbattere i tempi di
gestione e risparmiare tempi di elaborazione con conseguente ricollocazione di risorse su attività più specializzate e dall’alto valore aggiunto.

Quali strumenti sono stati utilizzati?
Microsoft mette a disposizione una piattaforma semplice, no-code, per lo sviluppo di applicazioni mobile accessibili dagli utenti appartenenti all’azienda.
Con le Power Apps siamo riusciti a sviluppare – in poche giornate di lavoro – un’applicazione moderna, funzionale ed efficiente collegata ai gestionali interni dell’azienda.
Integrandola con la potenza delle automazioni di Power Automate abbiamo costruito notifiche per gli utenti oltre a controlli e verifiche sui dati inseriti, definendo tetti spesa e alert su mancanze eventuali di rendicontazione.

Come funziona tecnicamente la app sviluppata?
La app è semplice.
Gli utenti hanno la possibilità di inserire le attività e le ore lavorate sulle commesse del cliente, selezionando i dati su mobile i quali attingono direttamente dal gestionale (nel nostro caso due gestionali, uno in cloud ed uno on-premise).
Allo stesso modo, le note spesa sono associate alla rendicontazione del cliente con una profilazione per definire la tipologia di spesa (vitto o alloggio) o i rimborsi chilometrici.
I dati sono scaricati in tempo reale all’interno dei gestionali aziendali (in specifico, l’ERP di contabilità e finanza ed il CRM Microsoft Dynamics), attraverso i quali le figure preposte
possono procedere alle verifiche del caso e all’approvazione delle attività e delle spese.

Quali sono i principali vantaggi apportati da questo progetto?
Abbiamo abbattuto a zero i vari file Excel che l’azienda utilizzava, sono stati ridotti i possibili errori di trascrizione e questa novità ha portato gli utenti dell’azienda ad apprezzare il cambio di passo rispetto alla precedente gestione, aumentando pertanto il senso di coinvolgimento da parte di tutti. Un punto da sottolineare è relativo ai molti
feedback di miglioramento proposti dai dipendenti!
Un ultimo elemento da considerare è la possibilità ora di monitorare in tempo reale i costi uomo su commessa grazie alla naturale integrazione con Power BI per le analisi statistiche (strumento fondamentale per conoscere la direzione in cui il Business si sta muovendo).

Esobit mette a disposizione consulenti competenti e con esperienza per lo sviluppo di app personalizzate per ogni tipo di business.
Dalla gestione del magazzino alle rendicontazioni, dalla verifica delle fatture al controllo dei saldi contabili, dalla consultazione di documenti all’inserimento di appuntamenti
nell’agenda del gestionale aziendale.

Crediamo molto nella digitalizzazione e nello sviluppo di soluzioni che portino le aziende a fare il salto di qualità, a prepararsi per le sfide future con strumenti solidi, riconosciuti e a
portata di smartphone.
Qualsiasi sia il tuo gestionale interno, costruiremo insieme le app di cui necessiti!

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