Solema S.r.l - Digitalizzazione e ottimizzazione processi nelle PMI

Introduzione

Quando le richieste di assistenza arrivano da email, telefonate, fogli Excel e messaggi sparsi, il problema non è solo “organizzarsi meglio”.

Il vero rischio è perdere informazioni importanti, non sapere chi sta seguendo cosa, dimenticare una scadenza o non avere una visione chiara delle attività aperte.

È una situazione comune nelle aziende che gestiscono interventi tecnici, manutenzioni, clienti, fornitori e commesse. Per un certo periodo può funzionare. Poi l’azienda cresce, le richieste aumentano e gli strumenti usati fino a quel momento iniziano a diventare un limite.

Questo è il punto da cui è partito il progetto realizzato da Esobit per Solema S.r.l., azienda toscana specializzata nell’installazione e manutenzione di sistemi di chiusura industriali e residenziali.

Contesto e obiettivo

Solema S.r.l. aveva bisogno di rendere più strutturata la gestione del reparto tecnico, centralizzando richieste, clienti, fornitori, ticket e attività in un unico ambiente digitale.

L’obiettivo del progetto non era semplicemente sostituire Excel con un nuovo software, ma creare una piattaforma capace di semplificare il lavoro quotidiano e migliorare il controllo sulle richieste operative.

Esobit ha quindi progettato una soluzione basata su Microsoft Dynamics 365 e Power Platform, configurata intorno ai processi reali dell’azienda.

Chi è Solema S.r.l.

Solema S.r.l. è un’azienda toscana specializzata nell’installazione e manutenzione di sistemi di chiusura industriali e residenziali.

Fondata nel 2009, nasce dall’esperienza ventennale di un’attività familiare nel settore e offre un servizio completo: sopralluogo, progettazione, installazione, manutenzione ordinaria e straordinaria.

L’azienda lavora con clienti in ambito industriale e civile, fornendo soluzioni su misura e conformi alle normative di sicurezza.

Con la crescita dell’attività, Solema aveva bisogno di rendere più ordinata e tracciabile la gestione delle richieste tecniche.

Il problema iniziale

Prima dell’intervento di Esobit, la gestione delle richieste tecniche era frammentata.

Ticket e comunicazioni venivano gestiti tramite Excel, email o scambi informali. Questo rendeva difficile avere una visione completa del lavoro da svolgere, dello stato di avanzamento delle attività e delle priorità operative.

• Nessun sistema centralizzato: ticket e richieste non erano raccolti in una piattaforma unica.
• Processi frammentati e manuali: molte informazioni venivano gestite con passaggi non digitalizzati.
• Difficoltà di coordinamento interno: mancava una visione d’insieme sulle attività tecniche.
• Assenza di notifiche e reminder: il rischio di dimenticare attività o scadenze era più alto.
• Limitata visibilità sul carico di lavoro: non era semplice capire quali attività fossero aperte, assegnate o in scadenza.

La soluzione sviluppata da Esobit

Esobit ha analizzato i processi interni di Solema e ha configurato una piattaforma personalizzata per la gestione dei ticket e delle attività operative.

La soluzione consente agli utenti di registrare, assegnare e monitorare i ticket in tempo reale, anche da diversi dispositivi.

Ogni ticket raccoglie in un’unica vista le informazioni essenziali:

• cliente associato;
• email, telefono e indirizzo;
• tipologia di richiesta;
• priorità;
• stato di avanzamento;
• note e comunicazioni;
• storico delle attività.

In parallelo, sono state create sezioni dedicate a clienti, fornitori, impegni e attività, così da non limitare il sistema alla semplice gestione dei ticket, ma trasformarlo in un vero ambiente operativo per il lavoro quotidiano.

Cosa prevede la piattaforma

Dashboard operativa

La dashboard è il punto di partenza per consultare le attività.

Permette agli utenti di visualizzare in tempo reale i ticket aperti e gli impegni personali associati al proprio profilo. In questo modo ogni persona può sapere cosa deve gestire, quali richieste sono ancora attive e quali attività richiedono attenzione.

Clienti e fornitori

Il modulo clienti e fornitori raccoglie i dati principali dei contatti aziendali.

Da qui è possibile consultare informazioni come indirizzi, numeri di telefono, email e dettagli utili alla gestione operativa. Nella scheda cliente sono disponibili anche dati più approfonditi, come partita IVA, codice fiscale e indirizzi collegati.

Questo evita la dispersione delle informazioni e rende più semplice recuperare rapidamente i dati necessari durante la gestione di un intervento.

Ticket

Il modulo ticket permette di creare, assegnare e monitorare le richieste.

I ticket attivi sono visibili e tracciabili, mentre quelli conclusi vengono archiviati. Inoltre, la sezione “sequenza temporale” funziona come un registro storico in cui consultare email, chiamate, note e aggiornamenti legati al ticket.

Questo aspetto è fondamentale perché consente di ricostruire cosa è successo, chi ha gestito una richiesta e quali passaggi sono stati svolti.

Priorità a colpo d’occhio

Su richiesta di Solema, Esobit ha realizzato una visualizzazione grafica delle priorità dei ticket.

Grazie a un sistema intuitivo basato sui colori, gli utenti possono identificare rapidamente la priorità di ciascuna richiesta direttamente dall’elenco.

È una personalizzazione semplice da vedere, ma molto utile nella pratica: quando le richieste aumentano, distinguere subito cosa è urgente e cosa può attendere riduce confusione e tempi morti.

Compilazione guidata dei dati cliente

È stata introdotta anche una funzionalità per velocizzare l’inserimento delle informazioni.

Quando nel ticket viene selezionato un cliente già presente nel database, il sistema suggerisce e compila automaticamente alcuni dati collegati, come telefono, email e luogo dell’intervento.

Questo aiuta a ridurre gli errori manuali e velocizza l’apertura delle richieste.

Il metodo Esobit

Il progetto non è partito dal software, ma dai processi.

Esobit ha lavorato insieme al team Solema per capire come venivano gestite le richieste, quali informazioni erano davvero utili, quali attività andavano tracciate e quali passaggi potevano essere semplificati.

Analisi dei processi

Prima di configurare la piattaforma, Esobit ha analizzato il flusso operativo dell’azienda.

Questo passaggio è essenziale perché un gestionale funziona davvero solo se rispecchia il modo in cui le persone lavorano ogni giorno.

Sviluppo e configurazione

Dopo l’analisi, il team Esobit ha configurato Microsoft Dynamics 365 e Power Platform per creare una soluzione personalizzata.

Le attività hanno incluso configurazione, personalizzazione, test, attivazione delle licenze Microsoft 365 e Power Apps.

Formazione e avviamento

Per rendere il passaggio più semplice, il personale Solema è stato affiancato con alcune ore di formazione interna.

Oltre alla formazione, è stato consegnato anche un manuale operativo, così da rendere gli utenti più autonomi nell’utilizzo quotidiano della piattaforma.

I risultati ottenuti

Con il nuovo sistema, Solema ha ottenuto una gestione più chiara e strutturata delle richieste.

Il progetto ha permesso di:

• centralizzare ticket, clienti, fornitori e attività;
• migliorare la visibilità sulle richieste aperte;
• rendere più semplice l’assegnazione dei compiti;
• ridurre il rischio di perdita delle informazioni;
• velocizzare l’inserimento dei dati;
• migliorare la tracciabilità delle comunicazioni;
• creare un database più stabile e affidabile per il futuro.

Il beneficio principale è stato organizzativo: meno dispersione, più controllo e una gestione più ordinata del lavoro tecnico.

Quando serve un gestionale per l’assistenza tecnica

Un gestionale per l’assistenza tecnica diventa utile quando l’azienda inizia a riconoscere alcuni segnali ricorrenti.

Ad esempio:

• le richieste arrivano da troppi canali diversi;
• non è chiaro chi stia seguendo un’attività;
• alcune comunicazioni si perdono;
• le priorità vengono gestite “a memoria”;
• i dati cliente sono sparsi tra file, email e rubriche;
• manca uno storico consultabile degli interventi;
• Excel non basta più per coordinare il lavoro;
• le scadenze dipendono troppo dall’attenzione delle singole persone.

Quando questi problemi iniziano a presentarsi con frequenza, non serve necessariamente cambiare tutto in modo drastico. Serve partire da un’analisi del processo e capire quali passaggi possono essere digitalizzati, automatizzati o resi più tracciabili.

Domande frequenti

Come Esobit può aiutare

Esobit supporta le aziende nella digitalizzazione dei processi interni attraverso soluzioni software personalizzate, integrazioni e tecnologie Microsoft.

Nel caso Solema, il lavoro non si è limitato alla configurazione di uno strumento: è partito dall’analisi delle esigenze operative e ha portato alla creazione di una piattaforma costruita intorno al modo reale in cui l’azienda gestisce richieste, clienti, fornitori e attività.

• Analisi dei processi aziendali per individuare colli di bottiglia, ridondanze e attività manuali.
• Configurazione di soluzioni Microsoft basate su Dynamics 365, Power Platform, Power Apps e Microsoft 365.
• Sviluppo software personalizzato per creare strumenti costruiti sui processi reali dell’azienda.
• Formazione e supporto operativo per accompagnare il team nell’adozione della nuova soluzione.

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