In molte aziende la rendicontazione delle attività e la gestione dei rimborsi spesa sono ancora affidate a file Excel, email, messaggi interni e controlli manuali.

All’inizio può sembrare un metodo semplice. Poi, con l’aumentare delle commesse, delle persone coinvolte e dei dati da verificare, il processo inizia a rallentare: le informazioni si duplicano, gli errori diventano più frequenti e il controllo dei costi richiede sempre più tempo.

Per questo abbiamo lavorato allo sviluppo di una app aziendale personalizzata, progettata per digitalizzare la rendicontazione delle attività e la registrazione delle note spesa, integrandola con i gestionali già presenti in azienda.

Il problema: troppi passaggi manuali, poca visibilità sui dati

Prima dell’intervento, l’azienda utilizzava diversi file Excel per raccogliere ore lavorate, attività svolte, commesse e note spesa.

Questo metodo richiedeva molto lavoro manuale: i dati dovevano essere inseriti, controllati, copiati, validati e poi riportati nei sistemi aziendali corretti.

Il risultato era un processo poco fluido, con tempi di gestione lunghi e una visione non sempre immediata dei costi associati alle singole commesse.

Quando un processo vive tra fogli Excel, email e controlli manuali, il problema non è solo il tempo perso: è la difficoltà di avere dati affidabili nel momento in cui servono.

È proprio in situazioni di questo tipo che una soluzione basata su Microsoft Power Apps può diventare uno strumento molto efficace per digitalizzare flussi operativi specifici.

La soluzione: una Power App collegata ai gestionali aziendali

Per rispondere a questa esigenza abbiamo sviluppato un’applicazione con Microsoft Power Apps, la piattaforma Microsoft pensata per creare app aziendali personalizzate in modo rapido, sicuro e integrato con l’ecosistema Microsoft.

L’app permette agli utenti di inserire direttamente da smartphone le attività svolte, le ore lavorate sulle commesse e le note spesa collegate.

I dati utilizzati dall’app non sono scollegati dal resto dell’azienda: vengono recuperati dai gestionali interni, in questo caso due sistemi differenti, uno in cloud e uno on-premise.

Questo significa che l’utente lavora da un’interfaccia semplice, ma dietro le quinte l’app dialoga con l’infrastruttura aziendale già esistente.

• Inserimento attività e ore lavorate da mobile.
• Associazione delle note spesa alla commessa corretta.
• Profilazione delle spese per vitto, alloggio e rimborsi chilometrici.
• Controlli automatici sui dati inseriti.
• Invio delle informazioni verso ERP e CRM aziendale.

Se vuoi approfondire il tema delle applicazioni su misura, puoi leggere anche la pagina dedicata allo sviluppo software aziendale e quella sulle integrazioni software tra sistemi, dati e processi.

Automazioni, notifiche e controlli con Power Automate

La Power App è stata integrata con Power Automate, così da automatizzare una serie di attività che prima richiedevano verifiche manuali.

Abbiamo configurato notifiche per gli utenti, controlli sui dati inseriti, alert in caso di rendicontazioni mancanti e verifiche sui tetti di spesa.

In questo modo il processo diventa più guidato: l’utente viene aiutato nell’inserimento corretto delle informazioni e l’azienda può ridurre il numero di anomalie da correggere successivamente.

Per un esempio collegato, puoi approfondire il case study dedicato all’automazione dei processi aziendali con Power Automate.

Integrazione con ERP, CRM e Microsoft Dynamics

Uno degli aspetti più importanti del progetto riguarda l’integrazione con i sistemi aziendali già in uso.

Le informazioni raccolte dall’app vengono scaricate in tempo reale all’interno dell’ERP di contabilità e finanza e del CRM Microsoft Dynamics.

Questo permette alle figure preposte di verificare, controllare e approvare attività e spese direttamente dagli strumenti aziendali, senza dover ricostruire i dati a posteriori.

L’integrazione con Microsoft Dynamics 365 consente di rendere più coerenti i dati tra area operativa, amministrativa e commerciale.

I vantaggi ottenuti dall’azienda

Il primo risultato concreto è stato l’abbattimento dell’utilizzo dei file Excel precedentemente impiegati per gestire il processo.

Questo ha permesso di ridurre i possibili errori di trascrizione, velocizzare le verifiche interne e migliorare la qualità dei dati disponibili.

Un altro elemento importante riguarda il coinvolgimento degli utenti. Il passaggio a una gestione più semplice e accessibile da mobile è stato apprezzato dai dipendenti, che hanno iniziato anche a proporre feedback e miglioramenti.

Grazie alla naturale integrazione con Power BI, oggi l’azienda può anche monitorare in modo più puntuale i costi uomo su commessa e analizzare l’andamento delle attività con dati più affidabili.

Per approfondire questo tema, puoi leggere anche il case study dedicato alla Business Analysis con Power BI.

Quando conviene sviluppare un’app aziendale personalizzata?

Una Power App o un’applicazione personalizzata può essere utile quando un processo aziendale è importante, ma viene ancora gestito con strumenti non pensati per quel lavoro.

Alcuni segnali sono molto chiari:

• I dati vengono inseriti più volte in sistemi diversi.
• Le persone usano file Excel condivisi per gestire attività operative.
• Le approvazioni passano da email, messaggi o telefonate.
• Mancano notifiche automatiche e controlli sui dati.
• La direzione fatica ad avere una visione aggiornata del processo.
• Il gestionale aziendale non copre alcune esigenze specifiche.

In questi casi, una soluzione su misura può aiutare l’azienda a semplificare il lavoro quotidiano senza stravolgere gli strumenti già presenti.

Per una panoramica più ampia, puoi consultare anche l’articolo Power Apps: cos’è, come funziona e quando conviene usarlo in azienda.

App personalizzate per processi aziendali più efficienti

Esobit sviluppa soluzioni digitali personalizzate per aiutare le aziende a ridurre attività manuali, collegare sistemi diversi e trasformare processi frammentati in flussi più semplici da gestire.

Dalla gestione del magazzino alla rendicontazione delle attività, dalla verifica delle fatture al controllo dei saldi contabili, dalla consultazione dei documenti all’inserimento di appuntamenti nell’agenda del gestionale aziendale: ogni processo può essere analizzato, semplificato e digitalizzato.

Crediamo molto nello sviluppo di strumenti costruiti intorno alle persone, ai dati e agli obiettivi reali dell’azienda.