CRM e gestionale non comunicano? Come integrarli senza cambiare software: soluzioni, costi ed esempi

Quando lo stesso cliente ha due anagrafiche

Il commerciale aggiorna i dati di un cliente nel CRM. Quando arriva l'ordine, l'amministrazione apre il gestionale e inserisce di nuovo ragione sociale, indirizzo, partita IVA e prodotti. Qualche settimana dopo il cliente cambia sede, ma la modifica viene registrata in un solo programma. Risultato: due sistemi, due versioni della stessa informazione e qualcuno che deve capire quale sia quella giusta.

Il problema può presentarsi anche quando entrambi i programmi funzionano bene: il CRM e il gestionale svolgono compiti diversi, ma i dati non passano dall'uno all'altro quando servono.

In molti casi è possibile integrare CRM e gestionale senza sostituirli. Occorre verificare quali dati devono essere condivisi, dove vengono aggiornati e quali interfacce mettono a disposizione i due programmi.

Un primo passo utile è individuare il passaggio manuale che crea più lavoro: spesso basta partire da quello per delimitare il progetto e chiedere un preventivo confrontabile.

Come capire se CRM e gestionale non comunicano

Di solito il problema emerge nei passaggi tra ufficio commerciale, amministrazione e logistica. Ecco dove si accumula il lavoro manuale.

Quando questi passaggi si ripetono ogni giorno, conviene verificare se i programmi possano scambiarsi i dati prima di acquistarne un altro. Per individuare le attività su cui intervenire, leggi anche il nostro approfondimento su come iniziare ad automatizzare i processi aziendali.

Quali dati conviene sincronizzare tra CRM e gestionale?

Prima di scegliere come collegare i programmi, bisogna stabilire quali informazioni scambiare. Non serve duplicare tutto in entrambi i sistemi. Nel CRM si gestiscono clienti, trattative e attività commerciali; il gestionale può occuparsi, a seconda del prodotto, di ordini, magazzino, contabilità o produzione.

Non tutti i dati devono aggiornarsi in tempo reale. Il commerciale potrebbe aver bisogno dello stato di un ordine quasi subito; per un catalogo prodotti può bastare una sincronizzazione giornaliera. Dipende da quando l'informazione viene utilizzata.

Come integrare CRM e gestionale senza cambiare software

Il metodo dipende dai programmi in uso e dal tipo di dati da trasferire. Prima di scegliere, occorre verificare le interfacce disponibili e le regole del processo. Le opzioni più comuni sono quattro.

Alcuni gestionali consentono soltanto di importare o esportare file. Si può valutare anche questa strada, purché siano previsti controlli sugli errori e sulle esecuzioni. Se ogni trasferimento deve essere verificato a mano, il lavoro da eliminare resta quasi tutto lì.

Esempio pratico: cosa cambia prima e dopo l'integrazione

Prendiamo una PMI che usa il CRM per seguire le trattative e il gestionale per gestire gli ordini e la fatturazione. L'esempio che segue è uno scenario illustrativo, non un caso cliente Esobit.

Il venditore può verificare lo stato dell'ordine dal CRM senza chiedere aggiornamenti a un collega. L'ufficio ordini non deve ricopiare le informazioni trasferite e, se un trasferimento fallisce, l'anomalia viene segnalata.

Quanto costa integrare CRM e gestionale?

Il costo dipende da cosa devono fare i due programmi. Attivare un connettore già supportato richiede un lavoro diverso dallo sviluppare una sincronizzazione su misura, soprattutto se occorre sistemare anagrafiche duplicate o gestire regole complesse.

Questi sono i fattori da chiarire prima di valutare un preventivo:

• Software e versioni. Quali prodotti devono comunicare? Sono cloud, installati in azienda o in modalità mista?
• Disponibilità delle interfacce. Esistono connettori o API documentate? Servono licenze o permessi aggiuntivi?
• Numero e qualità dei dati. Quante anagrafiche, righe d'ordine e regole di trasformazione devono essere gestite? Ci sono duplicati?
• Direzione e frequenza. I dati viaggiano in un solo senso o in entrambi? Gli aggiornamenti devono essere immediati?
• Controlli e continuità. Come si gestiscono errori, accessi, notifiche, test, manutenzione e modifiche future?
• Ambito del progetto. Si parte da un solo flusso ad alto valore oppure si vogliono integrare contemporaneamente vendite, magazzino e amministrazione?

Nel preventivo dovrebbero comparire separatamente i costi iniziali per analisi, configurazione, eventuale sviluppo e test e quelli ricorrenti per licenze, hosting, monitoraggio o assistenza. Così è possibile valutare la spesa anche dopo il rilascio.

Quanto costa ricopiare i dati tra CRM e gestionale?

Per valutare la spesa, conviene misurare il lavoro manuale attuale. Conta le persone che ricopiano i dati, il tempo impiegato ogni giorno e il costo orario aziendale indicativo.

Il calcolo considera solo il tempo di trascrizione. Restano fuori le correzioni delle anagrafiche duplicate e i controlli necessari quando i dati non coincidono. Anche questi costi andrebbero verificati sui processi reali.

Una volta misurato il tempo impiegato, è più facile decidere quale flusso integrare per primo. Di solito ha senso partire da un'operazione frequente, con un risultato che si possa verificare.

Descrivici il passaggio da automatizzare

Da dove partire: un progetto di integrazione in cinque fasi

Una volta scelto il primo processo da collegare, il progetto può essere organizzato in cinque fasi.

1. Mappare il processo attuale. Chi inserisce i dati? In quale programma? Che cosa scatena il passaggio successivo? Dove nascono errori e attese?
2. Definire dati e responsabilità. Selezionare i campi da trasferire, il sistema autorevole, le regole di aggiornamento e il comportamento in caso di duplicati.
3. Verificare la fattibilità tecnica. Esaminare API, connettori, permessi, licenze e vincoli dei fornitori. Solo a questo punto scegliere il metodo di integrazione.
4. Realizzare e testare un primo flusso. Partire, per esempio, dall'anagrafica clienti o dalla creazione degli ordini. Testare dati incompleti, modifiche, errori di rete e tentativi ripetuti.
5. Monitorare e migliorare. Controllare sincronizzazioni, anomalie e tempi risparmiati. Dopo il rilascio, estendere l'integrazione ad altri processi solo se porta valore.

Checklist prima di integrare CRM e gestionale

Queste informazioni aiutano a preparare un primo confronto con il fornitore. Le risposte tecniche possono essere approfondite durante l'analisi.

Se non conosci le API disponibili o le modalità di accesso al gestionale, segnala semplicemente il punto da verificare. Il fornitore potrà indicare quali informazioni servono per valutare la fattibilità.

Gli errori che possono rendere fragile un'integrazione

Un'integrazione va progettata anche per i casi in cui i dati non arrivano, una richiesta viene ripetuta oppure le informazioni nei due programmi non coincidono.

• Sincronizzare tutto senza una necessità. Aumenta complessità, superficie di rischio e lavoro di manutenzione.
• Consentire modifiche bidirezionali senza regole. Può creare conflitti: lo stesso dato viene aggiornato in momenti diversi nei due sistemi.
• Ignorare duplicati e identificativi. La corrispondenza tra clienti, prodotti e ordini deve essere gestita in modo stabile.
• Trascurare errori e ritentativi. Se una chiamata fallisce o viene ripetuta, il sistema non dovrebbe perdere informazioni o creare due ordini uguali.
• Usare permessi eccessivi. Account tecnici, credenziali, log e accessi devono essere progettati secondo il principio del minimo privilegio.
• Non prevedere chi manterrà il collegamento. Quando un programma cambia versione, qualcuno deve verificare che i flussi continuino a funzionare.

Come Esobit può aiutarti a collegare CRM e gestionale

Prima di proporre un'integrazione, Esobit ricostruisce il passaggio che oggi viene svolto a mano e verifica quali dati devono raggiungere l'altro sistema. In base ai software utilizzati, valuta se configurare un connettore esistente, utilizzare un workflow o sviluppare un collegamento su misura.

Il lavoro può comprendere l'analisi dei flussi, la verifica delle interfacce disponibili e la definizione delle regole di sincronizzazione, seguite da sviluppo, test e rilascio. Quando è tecnicamente possibile, i programmi già in uso vengono mantenuti.

• Integrazione software aziendali. Collegare programmi, dati e workflow per ridurre le operazioni manuali. Scopri il servizio.
• Microsoft Dynamics 365 Sales. Organizzare clienti, opportunità e attività commerciali valutando i collegamenti con i sistemi esistenti. Approfondisci Dynamics.
• Automazione dei workflow. Gestire passaggi e notifiche fra applicazioni con strumenti adeguati al contesto. Scopri Power Automate.
• Software personalizzato. Progettare componenti e applicazioni dove le funzioni standard non bastano. Scopri le soluzioni su misura.

Per una prima valutazione bastano il nome dei software utilizzati e un esempio dei dati che oggi vengono ricopiati a mano. Da queste informazioni possiamo individuare le verifiche tecniche necessarie.

Domande frequenti sull'integrazione CRM e gestionale

Risorse utili per approfondire

• Integrazione software - il servizio Esobit per collegare sistemi, dati e processi.
• Automazione dei processi aziendali: da dove conviene partire? - come riconoscere e scegliere i processi da migliorare.
• Software aziendale personalizzato: cos'è e a cosa serve? - quando integrare strumenti esistenti e quando costruire nuove funzioni.
• Microsoft Dynamics 365 Sales: il progetto A.EG Riscossioni - un esempio documentato di ecosistema di strumenti integrati.